Ngày 15/5/2026, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 08/2026/TT-BNV Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 337/2025/NĐ-CP ngày 24 tháng 12 năm 2025 của Chính phủ quy định về hợp đồng lao động điện tử (“Thông tư 08”). Việc ban hành Thông tư này diễn ra trong bối cảnh Nhà nước đẩy mạnh chuyển đổi số trong quản lý lao động, đồng thời hoàn thiện hành lang pháp lý cho giao dịch điện tử trong lĩnh vực lao động – việc làm theo tinh thần của Bộ luật Lao động năm 2019 và Luật Giao dịch điện tử năm 2023. 

Quy định đáng chú ý: 

• Mỗi hợp đồng lao động điện tử khi được gửi về nền tảng hợp đồng lao động điện tử được cấp một ID duy nhất, không trùng lặp với bất kỳ hợp đồng điện tử nào khác và được sử dụng xuyên suốt quá trình giao kết hợp đồng lao động; 

• Cấu trúc mã định danh của hợp đồng lao động điện tử gồm 01 ký tự chữ và 12 ký tự số 

• Quy trình cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử bao gồm 04 bước chính: (i) Giao kết và gửi dữ liệu; (ii) Tiếp nhận và kiểm tra; (iii) Cấp ID; (iv) Đồng bộ và lưu trữ; 

• Nhà cung cấp eContract và các cơ quan có liên quan có trách nhiệm báo cáo việc tuân thủ pháp luật HĐLĐ điện từ định kỳ hàng quý và báo cáo đột xuất khi có yêu cầu; Người sử dụng lao động có trách nhiệm báo cáo tình hình thay đổi về lao động; 

• Kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2026, hợp đồng lao động điện tử sau khi giao kết phải được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để thực hiện cấp ID theo quy định tại Thông tư này. Đồng thời, chậm nhất là ngày 20 tháng 7 năm 2026, Nhà cung cấp eContract phải hoàn thành việc kết nối eContract với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. 

1. Nhữngnội dung chính của Thông tư 08/2026/TT-BNV 

1.1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng 

Thông tư 08/2026/TT-BNV điều chỉnh toàn diện các vấn đề liên quan đến hợp đồng lao động điện tử, bao gồm việc cấp mã định danh hợp đồng; đăng ký, khóa và mở khóa tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử; quản lý, khai thác Nền tảng; cũng như việc cập nhật, lưu trữ, khai thác và chia sẻ dữ liệu hợp đồng lao động điện tử. 

Đối tượng áp dụng gồm ba nhóm chủ thể chính: người lao động và người sử dụng lao động; các tổ chức cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử (eContract); và các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền. 

1.2. Mã định danh hợp đồng lao động điện tử 

Một điểm mới có ý nghĩa pháp lý đặc biệt quan trọng được Thông tư 08/2026/TT-BNV ghi nhận là cơ chế cấp mã định danh cho hợp đồng lao động điện tử. Theo đó, mỗi hợp đồng lao động điện tử sau khi được gửi về nền tảng HĐLĐ điện tử sẽ được cấp một mã định danh duy nhất và xuyên suốt trong quá trình thực hiện hợp đồng của các bên. 

Theo Khoản 5 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, mã định danh hợp đồng lao động điện tử (sau đây gọi là ID) là dãy số duy nhất được Nền tảng hợp đồng lao động điện tử cấp cho mỗi hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy. 

Mã định danh này không chỉ gắn với hợp đồng gốc mà còn được sử dụng để quản lý toàn bộ các phụ lục hợp đồng, nội dung sửa đổi, gia hạn, tạm hoãn hoặc chấm dứt hợp đồng. Đồng thời, mã định danh còn được liên kết với các mã hiển thị và mã tra cứu nhằm phục vụ việc khai thác dữ liệu, qua đó tăng cường khả năng truy xuất thông tin và giá trị chứng cứ của hợp đồng trong trường hợp phát sinh tranh chấp.. 

Mã định danh hợp đồng lao động điện tử gồm 01 ký tự chữ và 12 ký tự số. Cụ thể: 

• Ký tự chữ: A,B,C phân loại tương ứng với HĐLĐ điện tử được giao kết từ 01/7/2026, hợp đồng văn bản giấy chuyển đổi sang hợp đồng điện tử và HĐLĐ điện tử được giao kết trước 01/7/2026; 

• Ký tự số: 02 ký tự đầu tương ứng 02 số cuối của năm HĐLĐ điện tử được cấp ID, 10 ký tự sau là dãy số tự nhiên được cấp ngẫu nhiên. 

1.3. Quy trình cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử 

Nền tảng HĐLĐ điện tử không cấp mã định danh và tự động gửi thông báo lý do không cấp ID trong 03 trường hợp sau: 

• HĐLĐ điện tử giao kết từ 01/7/2026 trờ về sau không đảm bảo điều kiện, phương thức thực hiện giao kết HĐLĐ điện tử theo Khoản 1 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hoặc điều kiện về thu thập, cập nhật quản lý dữ liệu trên Nền tảng HĐLĐ điện tử; 

• HĐLĐ điện tử được chuyển đổi từ văn bản giấy không đảm bảo quy định về chuyển đổi hình thức theo Khoản 1 Điều 8 nghị định 337/2025/NĐ-CP hoặc thiếu thông tin nhật ký chuyển đổi; 

• HĐLĐ điện tử giao kết trước 01/7/2026 không bổ sung đủ chữ ký s hoặc thông tin xác thực định danh không đúng. 

1.4. Nghĩa vụ của người lao động, người sử dụng lao động đối với hợp đồng lao động điện tử 

Việc đăng ký, đăng nhập và sử dụng Nền tảng hợp đồng lao động điện tử được thực hiện trên cơ sở tích hợp với tài khoản định danh điện tử VNeID. Nền tảng không tự xác lập hay đánh giá trạng thái pháp lý của tài khoản, mà khai thác trực tiếp trạng thái hiệu lực từ Hệ thống định danh và xác thực điện tử quốc gia. Theo đó, khi tài khoản định danh điện tử của người lao động hoặc người sử dụng lao động bị khóa hoặc thay đổi trạng thái, quyền truy cập và sử dụng Nền tảng sẽ được điều chỉnh tương ứng mà không cần thực hiện thêm thủ tục hành chính. 

Dữ liệu về hợp đồng lao động điện tử, phụ lục hợp đồng và các văn bản liên quan được lưu trữ trên Nền tảng trong thời hạn mười năm kể từ ngày hợp đồng chấm dứt. Trường hợp các bên giao kết nhiều hợp đồng lao động liên tục, thời hạn lưu trữ được tính từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động cuối cùng.. 

1.5. Nghĩa vụ của Nhà cung cấp eContract đối với hợp đồng lao động điện tử 

Nhà cung cấp eContract có trách nhiệm thực hiện kết nối hệ thống của mình với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử và nộp hồ sơ đề nghị kết nối đến Bộ Nội vụ. Trong thời hạn hai mươi ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Nội vụ thực hiện kiểm tra, đánh giá và thông báo việc cấp tài khoản kết nối cho nhà cung cấp. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ hoặc kiểm thử kỹ thuật không đạt, Bộ Nội vụ thông báo cho Nhà cung cấp eContract theo địa chỉ thư điện tử hoặc địa chỉ trụ sở chính ghi trong văn bản đề nghị kết nối và nêu rõ lý do từ chối kết nối Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. 

1.6. Tạm dừng, chấm dứt kết nối eContract với nền tảng hợp đồng lao động điện tử 

Bộ Nội vụ có quyền tạm dừng kết nối eContract trong trường hợp nhà cung cấp có đề nghị, không tuân thủ phương án kỹ thuật đã đăng ký, không thực hiện chế độ báo cáo, hoặc có tỷ lệ hợp đồng lao động điện tử không được cấp mã định danh vượt ngưỡng 5% cộng dồn 01 tháng. Thời hạn tạm dừng kết nối không quá 06 tháng.  

Việc chấm dứt kết nối eContract được áp dụng trong các trường hợp nhà cung cấp chấm dứt hoạt động, không triển khai dịch vụ, giả mạo hồ sơ, vi phạm các hành vi bị nghiêm cấm theo Luật Giao dịch điện tử hoặc không khắc phục nguyên nhân dẫn đến việc tạm dừng kết nối. Khi chấm dứt kết nối, nhà cung cấp có nghĩa vụ phối hợp chuyển giao đầy đủ dữ liệu hợp đồng cho Nền tảng. 

1.7. Xử lý sự cố 

2. Giải pháp và hành động

Đối với người sử dụng lao động, việc tuân thủ Thông tư 08 đòi hỏi phải xây dựng cơ chế quản trị dữ liệu lao động nội bộ phù hợp với quy định về lưu trữ, khai thác và chia sẻ dữ liệu trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Doanh nghiệp cần xác định rõ phạm vi dữ liệu cá nhân, dữ liệu nhạy cảm, thẩm quyền truy cập và thời hạn lưu trữ nhằm hạn chế rủi ro pháp lý liên quan đến bảo vệ dữ liệu cá nhân, an ninh mạng và an toàn dữ liệu trên môi trường không gian mạng. 

Đối với nhà cung cấp eContract, cần chủ động triển khai các giải pháp pháp lý và kỹ thuật nhằm bảo đảm khả năng kết nối hợp lệ và duy trì ổn định việc kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Trước hết, nhà cung cấp cần rà soát đầy đủ điều kiện pháp lý về tư cách hoạt động, phạm vi cung cấp dịch vụ và tính hợp lệ của hồ sơ đề nghị kết nối, bảo đảm hồ sơ được chuẩn bị đầy đủ, thống nhất và phù hợp với yêu cầu của Bộ Nội vụ ngay từ giai đoạn nộp hồ sơ ban đầu.Song song với việc hoàn thiện hồ sơ pháp lý, nhà cung cấp eContract cần đầu tư nghiêm túc vào phương án kỹ thuật kết nối, bao gồm hạ tầng công nghệ, khả năng tích hợp hệ thống, an toàn thông tin và năng lực vận hành thực tế. Ngoài ra, sau khi được cấp tài khoản kết nối, nhà cung cấp eContract cần thiết lập cơ chế tuân thủ nội bộ nhằm bảo đảm việc vận hành hệ thống đúng với phương án kỹ thuật đã đăng ký, thực hiện đầy đủ chế độ báo cáo theo quy định và kiểm soát tỷ lệ hợp đồng lao động điện tử không được cấp mã định danh ở mức cho phép. 

Nhìn tổng thể, việc tuân thủ Thông tư 08/2026/TT-BNV không nên được tiếp cận như một nghĩa vụ mang tính hình thức, mà là một bước tái cấu trúc toàn diện hoạt động quản trị nhân sự và quản trị rủi ro pháp lý trong kỷ nguyên số, nơi dữ liệu lao động trở thành một tài sản pháp lý có giá trị lâu dài.. 

#ThongTu08 #thue #hopdonglaodongdientu #kinhteso #eContract #phaply #VCILegal 

About VCI Legal:

VCI Legal is an award-winning business law firm in Vietnam with a wide range of legal and corporate services, among other things, corporate, banking & finance, tax, labor & HR, real estate and dispute resolution with special focus on international investment disputes, We also offer our specialized type of service called “In-House Counsel Service” with the aim of assisting our clients in dealing with all types of internal and external issues arising from their day-to-day operations and business activities. With our offices in both Hanoi and Ho Chi Minh City, we have a tremendous depth of experience in providing well-reasoned and comprehensive legal advice to not only multinationals and Fortune 500 companies, but also small and medium enterprises.

Our professional team comprises one of the leading law firms in Vietnam with service quality highly recommended and acknowledged by international legal service reviewers such as: The Legal 500, AsiaLaw Profiles, IFLR, KPMG’s Tax Directors’ Handbook, Acquisition International, ACQ Global, Global Law Experts, Finance Monthly, and Chambers & Partners.

For many years, VCI Legal has been ranked among the top law firms in Vietnam for corporate, finance, insurance, taxation, employment, intellectual property and investment. With a “Can Do Attitude” combined with a “Know How” capacity, our firm is big enough to provide comprehensive legal support for any in-house legal matters, yet small enough to care about each of our clients. We undertake each engagement with the mindset of a long-term relationship, with the will to give whatever it takes to understand and fulfill your needs.

Ho Chi Minh City

Suite P7-42.18, Vinhomes Central Park, 720A Dien Bien Phu, Thanh My Tay Ward, Ho Chi Minh City, Vietnam

Tel.: (+84) 028 3827 2029 Fax: (+84) 028 3823 4436

Hanoi

Suite 1903, Floor 19, W1 Tower, Vinhomes Westpoint, Pham Hung, Tu Liem Ward, Hanoi City, Vietnam

Tel.: (+84) 024 3936 4985 – (+84) 024 3936 4987

Affiliated Offices: Beijing – Shanghai – Hanoi – Ho Chi Minh City – Singapore – New Delhi – Dubai – Doha – Zurich – Paris – Rome – Brescia – Washington D.C. – Los Angeles